文書をスキャン → pdfデータ保存 → エクセルで検索一覧を設定します。

  • 保存文書の分類・整理
  •  より綺麗に、より見やすくスキャンする為には、先ずスキャン原稿をひもとく必要があります。上製本の契約書、ビス止製本の完成図書、竣工図、施工図、ドッチファイルやフラットファイルに綴じられた書類などは、丁寧にビス、ホチキス、くみひも、紙のりなどを外し、破損しているものはメンディングテープで補強、折りスジのあるものは平らに延ばしておくなどして、スキャニング作業の事前準備を入念に行います。  

     用紙を剥がしたりホチキスを外したりする際に、破れてしまったり穴が空いてしまったりしないように留意しなければなりません。アミーでは、永年培ってきた製本の経験とノウハウにより種々の道具・工具を用いて丁寧な作業をしております。  

     さらに、原本を忠実に電子データ保存するために、記載のあるインデックス、付箋、封筒などもスキャニング対象としております。

     財務、管理、事業関連書類、決算書、図面など、保存文書の書類サイズや使用されている用紙の種類も様々です。大切な書類をお預かりする際は保存箱の中身をお客様と双方で確認し、写真や書面に記録いたします。株式会社アミーはプライバシーマーク付与適正審査に合格し、プライバシーマークの使用を許諾されております。セキュリティー対策、管理体制を万全にしておりますので、安心してお任せください。

     フラットヘッドスキャナー、シートフィードスキャナー、オーバーヘッドスキャナーなど、原稿の用紙サイズや形態に適応したス各種スキャナー機器でスキャンし、PDF形式で保存(電子データ化)します。


    • スキャン済PDFデータの検証、デジタル署名PDF、情報漏洩防止
    •  スキャン済PDFファイルは内容が読める方向に縦横回転をかけ、文書の区切りごとにPDF上でしおりを作成し、内容の分かるタイトルを付けて「しおりパネルとページ」表示に設定します。該当するしおりをクリックすると画面に内容が表示されます。  

       スキャン済PDFデータには下記のような設定も可能です。  

       スキャン済PDFデータを電子文書の偽造や改ざん対策として重要視されているデジタル署名PDFとして保存ができます。Self-Sign デジタルIDやサードパーティの認証局から発行された デジタル ID (証明書 ID)を使用して電子署名(デジタル文書に付ける署名)を付加します。署名者がその文書を作成したことを証明でき、ファイル閲覧者は作成日時や画像データについて改ざんの有無をチェックすることができます。  

       PDFファイルにはセキュリティー設定ができます。パスワードを設定し、暗号化してPDFファイルを保護します。PDFファイルに対する権限を設定することで、印刷、変更、内容のコピー・抽出を制限することができます。  PDFファイルは、公文書の電子保存にも使用されているISO規格(ISO19005-1)に基づく長期保存対応向けフォーマットPDF/Aフォーマットで保存することも可能です。  

       スキャンした原稿の文字情報をOCR処理によりテキストデータとしてPDFファイルに埋め込むことができます。テキストデータはファイル内の文字検索が可能になり、文字のコピーやペーストにも再利用できます。

    アドビ画面
    • 索引用データファイル(エクセル)と電子データ化文書(PDF)とのリンク設定
    •  電子データ化したPDF文書に内容の分かるファイル名、フォルダ名を付与し、エクセルで索引データファイを作成します。
      このエクセルデータからPDF文書に直接アクセスができるように、エクセルデータとPDFデータとをリンク付けします。
       リンクの設定により、『必要な時に、必要な』検索がスムーズに行え、時間の短縮と業務の効率化が図れます。

    エクセルモニター